Title




Функции отдела по делам архивов

Отдел по делам архивов в соответствии с возложенными на него задачами:

1. Анализирует состояние архивного дела и документационного обеспечения управления на территории района.
2. Разрабатывает предложения по основным направлениям деятельности в области архивного дела и организации делопроизводства, совершенствованию управления архивным делом на территории района.
3. Организует комплектование отдела документами постоянного хранения и документами по личному составу ликвидированных организаций.
Обеспечивает соблюдение установленного порядка их передачи на постоянное и долговременное (свыше 10 лет) хранение.
4. Организует хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе на договорной основе.
5. Ведет государственный учет архивных документов постоянного срока хранения и документов по личному составу, находящихся на хранении в отделе по делам архивов, а также в архивах организаций, являющихся источниками комплектования отдела по делам архивов.
В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации представляет эти сведения в управление по делам архивов Правительства Хабаровского края.
6. Осуществляет организационно-методическое руководство архивами организаций, являющихся источниками комплектования отдела.
7. Проводит паспортизацию архивов организаций - источников комплектования отдела. Проверяет в установленном порядке состояние хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях-источниках комплектования отдела по делам архивов, порядок их отбора и передачи на хранение.
8. Обеспечивает подготовку для внесения в установленном порядке в органы местного самоуправления района проектов муниципальных правовых актов по вопросам развития архивного дела в районе, совершенствования работы отдела.
9. Составляет списки организаций-источников комплектования отдела по делам архивов и представляет их в установленном порядке на согласование в управление по делам архивов Правительства Хабаровского края и на утверждение – главе администрации района; ведет систематическую работу по уточнению списков.
10. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов.
11. Предоставляет пользователям архивными документами справочно-поисковые средства и информации об этих средствах, а также подлинники и (или) копии необходимых им документов.
12. Предоставляет пользователям архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.
13. Предоставляет государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов; публикует и экспонирует архивные документы, готовит справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов.
14. Организует публикационную и информационную деятельность отдела.
15. Организует в установленном порядке отбор архивных документов организаций - источников комплектования отдела для постоянного и долговременного хранения и осуществляет их прием.
16. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений, жалоб юридических и физических лиц и принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции.
17. Обеспечивает исполнение социально-правовых запросов граждан на основе принятых в отдел архивных документов, выдает заверенные архивные справки, заверенные копии и выписки из документов, в том числе и
в рамках заключенного трехстороннего соглашения об информационном взаимодействии между Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Хабаровскому краю, управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края и администрацией Вяземского муниципального района Хабаровского края от 20 июля 2011 года
18. Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
19. Обеспечивает подготовку предложений по повышению безопасности хранящихся в отделе документов, внесение их в установленном порядке на рассмотрение главе администрации района и реализацию принятых решений.
20. Внедряет в практику работы отдела прогрессивные методы труда, в том числе автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации.
21. Готовит предложения о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований и в установленном порядке вносит их на рассмотрение.
22. Выполняет в соответствии с действующим законодательством другие функции в пределах предоставленных ему полномочий.